Beide Dokumente enthalten Stunden — und werden deshalb ständig verwechselt. Wer sie in ein Formular presst, bekommt am Ende keines von beiden brauchbar.
Die Verwechslung ist verständlich: Auf beiden stehen Stunden, beide werden von denselben Leuten ausgefüllt, und in vielen Betrieben erledigt ein einziges Formular beides gleichzeitig. Genau daraus entstehen die typischen Probleme.
Unterschiedliche Adressaten, unterschiedliche Anforderungen
Die beiden Dokumente unterscheiden sich in fast jeder Hinsicht:
- Adressat: Der Nachweis geht an den Kunden, der Stundenzettel an die Lohnabrechnung und den Steuerberater.
- Zweck: Der Nachweis belegt die Leistung, der Stundenzettel belegt die Arbeitszeit.
- Inhalt: Der Nachweis enthält Leistungen und Material, der Stundenzettel Beginn, Ende und Pausen.
- Unterschrift: Der Nachweis wird vom Kunden bestätigt, der Stundenzettel vom Mitarbeiter.
- Zeitbezug: Der Nachweis gehört zu einem Auftrag, der Stundenzettel zu einem Arbeitstag.
Warum ein gemeinsames Formular Probleme macht
Wenn beides in einem Dokument steht, bekommt der Kunde Angaben zu sehen, die ihn nichts angehen — etwa Pausenzeiten oder wer wie lange gebraucht hat. Umgekehrt fehlen dem Steuerberater Angaben, weil das Formular auf den Kunden ausgerichtet ist.
Das größere Problem ist aber ein anderes: Ein Arbeitstag kann mehrere Aufträge enthalten. Ein Monteur, der vormittags zwei Störungen abarbeitet und nachmittags auf einer Baustelle ist, braucht drei Nachweise und einen Stundenzettel. In einem gemeinsamen Formular geht diese Struktur verloren.
Ein Arbeitstag hat einen Stundenzettel und beliebig viele Arbeitsnachweise. Sobald man das getrennt denkt, lösen sich die meisten Zuordnungsprobleme von selbst.
Wo sich die beiden treffen
Es gibt eine sinnvolle Verbindung: Die Stunden, die im Arbeitsnachweis für einen Auftrag stehen, sollten sich mit dem decken, was an diesem Tag als Arbeitszeit erfasst wurde. Weichen beide dauerhaft voneinander ab, stimmt entweder die Kalkulation nicht oder es geht Zeit verloren, die niemand berechnet.
Diese Gegenüberstellung ist einer der wenigen wirklich nützlichen Kennzahlen im Handwerksbetrieb: Sie zeigt, wie viel der bezahlten Arbeitszeit tatsächlich beim Kunden ankommt.
Aufbewahrung
Stundenaufzeichnungen und Arbeitsnachweise unterliegen unterschiedlichen Fristen, je nachdem, ob sie zu den Buchungsbelegen zählen oder arbeitsrechtliche Dokumentation sind. Einen Überblick gibt der Artikel zu den Aufbewahrungsfristen — im Zweifel gilt die Auskunft Deines Steuerbüros.