Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen zählen zu den Buchungsbelegen und unterliegen einer mehrjährigen Frist, die in den vergangenen Jahren angepasst wurde. Die für Deinen Betrieb aktuell geltende Dauer bestätigt Dir Dein Steuerbüro verbindlich.

Ab wann läuft die Frist?

Ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist — nicht ab dem Rechnungsdatum. Das verlängert die tatsächliche Aufbewahrung in der Praxis um bis zu ein Jahr.

Darf ich Papier vernichten und nur digital aufbewahren?

Grundsätzlich ist eine digitale Aufbewahrung möglich, wenn die Anforderungen an Ordnungsmäßigkeit und Unveränderbarkeit eingehalten werden. Weil die Details am Verfahren hängen, ist das ein Punkt, den Du vorher mit Deinem Steuerbüro klären solltest.

Wie passt das mit der DSGVO zusammen?

Über Anonymisierung: Der aufbewahrungspflichtige Beleg bleibt, der Personenbezug fällt weg. So hältst Du die steuerliche Frist ein, ohne persönliche Daten länger als nötig vorzuhalten.

Muss ich Löschungen dokumentieren?

Nachweisen zu können, wie Du mit personenbezogenen Daten umgehst, gehört zu den Grundpflichten der DSGVO. Ein Löschprotokoll ist der einfachste Weg, diesen Nachweis zu führen.

Aufbewahrungsfristen für Handwerksbetriebe

Aufbewahren müssen, löschen sollen: Der scheinbare Widerspruch zwischen Steuerrecht und Datenschutz führt in vielen Betrieben dazu, dass gar nichts passiert.

Aufbewahrungsfristen sind für die meisten Handwerksbetriebe kein Thema, bis der Keller voll ist oder die Frage aufkommt, ob alte Kundendaten eigentlich noch im System stehen dürfen. Beides hat dieselbe Ursache: Es gibt keine Regel im Betrieb, wann was verschwindet.

Zwei Regelwerke, ein Stapel Papier

Auf dieselben Unterlagen wirken zwei Anforderungen gleichzeitig. Das Steuer- und Handelsrecht sagt: aufbewahren. Der Datenschutz sagt: personenbezogene Daten nicht länger speichern als nötig. Das klingt widersprüchlich, ist es aber nicht.

Der übliche Weg ist die Anonymisierung: Der Beleg bleibt erhalten, solange er aufbewahrt werden muss, aber der Bezug zur Person verschwindet, sobald er nicht mehr gebraucht wird. Damit ist beiden Anforderungen genügt.

Wann die Frist beginnt

Ein Punkt, der regelmäßig falsch verstanden wird: Die Frist läuft nicht ab dem Datum der Rechnung, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden ist. Eine Rechnung vom März zählt also erst ab dem 31. Dezember desselben Jahres — praktisch bedeutet das fast immer ein Jahr länger, als man denkt.

Was das für die Ablage bedeutet

Drei Dinge lohnen sich unabhängig von der genauen Frist:

Nach Jahren ablegen, nicht nach Kunden. Wer nach Jahrgängen sortiert, kann Fristen überhaupt anwenden.
Digitale und papierne Ablage nicht mischen. Sonst wird bei jedem Vorgang an beiden Stellen gesucht.
Festhalten, was gelöscht wurde und wann. Ohne Protokoll ist eine Löschung im Zweifel nicht nachweisbar.

Der Nachweis ist der eigentliche Punkt

Fragt jemand nach — ein Kunde, eine Behörde, ein Prüfer —, ist die Frage nie, ob Du gelöscht hast, sondern ob Du es belegen kannst. Ein Löschprotokoll, in dem steht, wann welcher Datensatz entfernt wurde, beantwortet das in Sekunden. Die Alternative ist die Hoffnung, dass sich jemand erinnert.

Löschen ohne Protokoll ist im Zweifel wie nicht gelöscht: Es lässt sich nicht zeigen.

Was Du praktisch tun kannst

Kläre einmal mit Deinem Steuerbüro, welche Unterlagenarten in Deinem Betrieb anfallen und welche Frist jeweils gilt. Halte das schriftlich fest und leg fest, wer einmal im Jahr durchgeht. Das ist eine Stunde Arbeit pro Jahr — und ersetzt das schlechte Gefühl durch eine Regel.