DSGVO im Handwerksbetrieb: Auskunft und Löschprotokoll
Auskunftsersuchen in Minuten beantworten und nachweisen können, wann welcher Datensatz gelöscht wurde.
- Keine Grundgebühr
- Keine Lizenz pro Mitarbeiter
- Keine Mindestlaufzeit
myCraftdesk erzeugt für jeden Kunden auf Knopfdruck eine vollständige Auskunft über die zu ihm gespeicherten Daten und verschickt sie per Mail. Gelöscht wird nachweislich: Was aufbewahrungspflichtig ist, wird anonymisiert statt behalten, und im Löschprotokoll steht, wann welcher Datensatz gelöscht wurde.
Die Ausgangslage
Wie das heute läuft
Datenschutz ist im Handwerk selten ein Thema — bis er eines wird:
Ein Kunde verlangt Auskunft über seine Daten, und niemand weiß, wo überall welche liegen.
Alte Kundendaten bleiben ewig im System, weil niemand weiß, was gelöscht werden darf und was nicht.
Aufbewahrungspflichten und Löschpflichten widersprechen sich scheinbar — also passiert gar nichts.
Fragt jemand nach, gibt es keinen Nachweis, sondern nur die Hoffnung, dass sich noch jemand erinnert.
So läuft es mit myCraftdesk
DSGVO und Löschprotokoll: Schritt für Schritt
- 1
Kunde auswählen
Die Auskunft setzt an der Kundenakte an — dort, wo ohnehin alles zusammenläuft.
- 2
Auskunft erzeugen
Auf Knopfdruck entsteht eine vollständige Übersicht der gespeicherten Daten, die Du dem Kunden direkt per Mail schickst.
- 3
Löschen oder anonymisieren
Was gelöscht werden darf, wird gelöscht. Was aufbewahrungspflichtig ist, wird anonymisiert — die gesetzliche Frist bleibt gewahrt, der Personenbezug fällt weg.
- 4
Nachweis behalten
Im Löschprotokoll steht, wann welcher Datensatz gelöscht wurde. Fragt jemand nach, hast Du den Nachweis sofort zur Hand.
Der Unterschied
Was das im Alltag spart
- Auskunftsersuchen beantworten
- Minuten statt Tage
- Daten aus mehreren Systemen zusammensuchen
- entfällt
- Nachweis über Löschungen
- lückenlos protokolliert
- Aufbewahrungspflichten
- eingehalten, ohne Personenbezug zu behalten
Zuschnitt
Wie diese Funktion auf Deinen Betrieb eingerichtet wird
Die Ersteinrichtung ist nicht Deine Aufgabe. myCraftdesk kommt fertig eingerichtet zu Dir — mit Deinen Abläufen, Deinen Vorlagen und Deinen Daten.
- Welche Fristen für Deinen Betrieb gelten, hängt von der Art der Unterlagen ab. Die Einstellungen richten wir passend ein — einen Überblick gibt der Ratgeber Aufbewahrungsfristen für Handwerksbetriebe.
- Wer im Betrieb Auskünfte erzeugen und Daten löschen darf, legen wir über die Rechte fest.
- Wenn Dein Datenschutzbeauftragter besondere Anforderungen hat, bauen wir sie ein.
- Keine Software von der Stange
- Premium-Service inklusive
- Individuell und wächst mit
- Keine Grundgebühr, keine Lizenz pro Mitarbeiter
Löschen und aufbewahren ist kein Widerspruch
Der scheinbare Konflikt zwischen DSGVO und steuerlichen Aufbewahrungspflichten lähmt viele Betriebe: Das eine verlangt Löschen, das andere Behalten — also bleibt alles liegen.
Der übliche Weg ist die Anonymisierung: Der Beleg bleibt, solange er aufbewahrt werden muss, aber der Personenbezug verschwindet. Genau so arbeitet myCraftdesk.
Das ersetzt keine Rechtsberatung. Es sorgt aber dafür, dass Du den Weg technisch gehen kannst, statt ihn nur zu kennen.
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Häufige Fragen zu dieser Funktion
Was steht in der DSGVO-Auskunft?+
Die zu diesem Kunden gespeicherten Daten in einer zusammenhängenden Übersicht — Stammdaten und die daran hängenden Vorgänge. Sie geht auf Knopfdruck per Mail an den Kunden.
Werden Daten wirklich gelöscht?+
Ja. Was nicht aufbewahrungspflichtig ist, wird gelöscht; der Rest wird anonymisiert, damit die Frist eingehalten wird, ohne persönliche Daten länger als nötig vorzuhalten.
Was ist das Löschprotokoll?+
Ein Verzeichnis, in dem festgehalten ist, wann welcher Datensatz gelöscht wurde. Es ist Dein Nachweis, wenn jemand nachfragt.
Ersetzt das meinen Datenschutzbeauftragten?+
Nein. myCraftdesk gibt Dir die Werkzeuge, um Auskunfts- und Löschpflichten praktisch zu erfüllen. Ob und wen Du bestellen musst, ist eine rechtliche Frage.
Was ist der Unterschied zwischen Löschen und Anonymisieren?+
Beim Löschen verschwindet der Datensatz. Beim Anonymisieren bleibt der Beleg erhalten, solange er aufbewahrt werden muss, aber der Bezug zur Person fällt weg. myCraftdesk entscheidet das anhand der Fristen, die wir für Deinen Betrieb einstellen.
Nächster Schritt
Sieh Dir an, wie dasin Deinem Betrieb aussieht.
In einem kurzen Termin zeigen wir myCraftdesk an Deinen Abläufen — und sagen Dir, was es Dich bei Deinem Rechnungsvolumen kostet. Ohne Verpflichtung.