Die Rechnung ist der Moment, in dem sich zeigt, ob der Arbeitsnachweis seine Aufgabe erfüllt hat.
Die Reihenfolge ist entscheidend und wird oft umgedreht: Wer beim Schreiben der Rechnung anfängt zu überlegen, was gemacht wurde, hat das Problem nicht in der Rechnung, sondern im Nachweis.
Was auf die Rechnung gehört
Anders als beim Arbeitsnachweis gibt es hier tatsächlich Pflichtangaben. Fehlt eine davon, kann Dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen — und meldet sich.
Zu den Pflichtangaben einer Rechnung gehören unter anderem:
- Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, aufgeschlüsselt
- Hinweise auf Steuerbefreiung oder Umkehr der Steuerschuld, wo einschlägig
Für Kleinbetragsrechnungen gelten Erleichterungen, für Bauleistungen und die Umkehr der Steuerschuld dagegen Besonderheiten. Was für Deinen Betrieb konkret gilt, klärt Dein Steuerbüro — die Liste oben ersetzt keine steuerliche Beratung.
Positionen sauber übertragen
Der häufigste Fehler beim Übertragen ist nicht der Zahlendreher, sondern die Verdichtung: Aus fünf nachvollziehbaren Positionen im Nachweis wird eine Zeile „Arbeitsleistung nach Aufwand". Für Dich ist das schneller, für den Kunden ist es der Anlass zur Rückfrage.
Jede Zusammenfassung, die der Kunde nicht nachvollziehen kann, erzeugt genau den Anruf, den Du Dir sparen wolltest.
Zeitpunkt: je näher an der Leistung, desto besser
Zwischen Leistung und Rechnung liegen in vielen Betrieben drei bis sechs Wochen. Das hat zwei Folgen: Du finanzierst Deine Kunden zinslos, und die Erinnerung an den Einsatz verblasst auf beiden Seiten. Rückfragen zu einer Rechnung, die drei Tage nach dem Einsatz kommt, sind selten — zu einer nach sechs Wochen dagegen normal.
Und danach: die Buchhaltung
Die dritte Erfassung derselben Daten passiert in der Buchhaltung. Wer hier ohne Anbindung arbeitet, tippt Beträge, Kunden und Steuersätze ein weiteres Mal ab — mit demselben Fehlerrisiko wie beim ersten Mal.